Bei mittelgroßen Konferenzen mit 300 bis 1.000 Gästen braucht es im Schnitt einen Helfer oder eine Helferin pro 25 bis 40 Teilnehmende – für Einlass, Infodesk, Catering-Koordination, Speaker-Betreuung und technischen Support. Bei 500 Gästen sind das schnell 15 bis 20 Personen, die genau wissen müssen, wo sie wann eingesetzt werden. Die meisten Organisationsteams erstellen diesen […]
Viele Marketing-Teams behandeln die Teilnehmerliste nach einem Event wie eine erledigte Aufgabe: Die Anmeldungen sind da, das Event ist gelaufen, der nächste Task steht an. Dabei beginnt an diesem Punkt eigentlich erst die wertvollste Arbeit. Eine Teilnehmerliste mit 400 Namen ist kein Ergebnis, sondern Rohmaterial. Und Rohmaterial, das niemand weiterverarbeitet, verliert mit jedem Tag an […]
Je näher die Konferenz rückt, desto unübersichtlicher wird die Agenda-Planung. Auf dem Bildschirm der Organisatorin liegen sieben offene Excel-Tabs übereinander: Raumkapazitäten, Speaker-Verfügbarkeiten, Themen-Cluster, Sponsoren-Slots, ein Änderungswunsch des Keynote-Speakers, der plötzlich eine Stunde früher fliegt, und eine Liste mit „Konflikten“, die niemand mehr sauber nachvollziehen kann. Jede Verschiebung eines einzigen Slots reißt drei weitere mit. Wer […]
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