Bei mittelgroßen Konferenzen mit 300 bis 1.000 Gästen braucht es im Schnitt einen Helfer oder eine Helferin pro 25 bis 40 Teilnehmende – für Einlass, Infodesk, Catering-Koordination, Speaker-Betreuung und technischen Support. Bei 500 Gästen sind das schnell 15 bis 20 Personen, die genau wissen müssen, wo sie wann eingesetzt werden. Die meisten Organisationsteams erstellen diesen […]
Je näher die Konferenz rückt, desto unübersichtlicher wird die Agenda-Planung. Auf dem Bildschirm der Organisatorin liegen sieben offene Excel-Tabs übereinander: Raumkapazitäten, Speaker-Verfügbarkeiten, Themen-Cluster, Sponsoren-Slots, ein Änderungswunsch des Keynote-Speakers, der plötzlich eine Stunde früher fliegt, und eine Liste mit „Konflikten“, die niemand mehr sauber nachvollziehen kann. Jede Verschiebung eines einzigen Slots reißt drei weitere mit. Wer […]
Montagmorgen nach dem großen Event. Die Location ist abgebaut, die Give-aways sind verteilt, die Füße tun noch weh – und im Postfach wartet bereits die erste Nachricht der Geschäftsführung: „Wie ist es gelaufen? Können wir das Budget für nächstes Jahr rechtfertigen?“ Die ehrliche Antwort: Das weißt du noch nicht genau. Die Teilnehmerzahlen liegen im Ticketing-Tool, […]
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