Ein durchdachtes Event Briefing ist das Fundament jeder erfolgreichen Veranstaltung. Egal ob du mit einer externen Agentur arbeitest, interne Teams koordinierst oder dein Event komplett selbst organisierst – ohne klare Vorgaben wird selbst das beste Team scheitern. Doch wie erstellst du ein Briefing, das alle wichtigen Aspekte abdeckt und gleichzeitig verständlich bleibt?
Warum ein professionelles Event Briefing unverzichtbar ist
Stell dir vor, du gibst fünf verschiedenen Designer*innen den Auftrag, eine Einladung zu gestalten – ohne weitere Vorgaben. Das Ergebnis? Fünf völlig unterschiedliche Entwürfe, die vermutlich alle an deinen Vorstellungen vorbeigehen. Genauso verhält es sich bei der Eventplanung.
Ein solides Briefing spart dir nicht nur Zeit und Geld, sondern verhindert auch Missverständnisse, die später nur schwer zu korrigieren sind. Es fungiert als Kompass für alle Beteiligten und sorgt dafür, dass am Ende wirklich das Event stattfindet, das du dir vorgestellt hast.
Besonders bei komplexen Projekten mit mehreren Dienstleisterinnen oder wenn verschiedene Abteilungen involviert sind, schafft ein gutes Briefing die nötige Klarheit. Jeder weiß genau, was erwartet wird und kann entsprechend planen.
Die Anatomie eines gelungenen Event Briefings
Ausgangssituation und Kontext definieren
Bevor du in die Details gehst, solltest du den größeren Zusammenhang erklären. Warum findet dieses Event statt? Welche Rolle spielt es in der Unternehmensstrategie oder dem Jahresplan? Diese Informationen helfen allen Beteiligten, die richtigen Prioritäten zu setzen.
Beschreibe auch die aktuelle Situation deines Unternehmens oder deiner Organisation. Eine Startup-Atmosphäre erfordert andere Ansätze als ein traditionelles Familienunternehmen. Je besser die Beteiligten deinen Kontext verstehen, desto passgenauer werden ihre Vorschläge.
Ziele präzise formulieren
„Wir wollen ein tolles Event“ ist kein Ziel, sondern ein frommer Wunsch. Konkrete, messbare Ziele hingegen geben deinem Team eine klare Richtung vor. Möchtest du neue Kundinnen gewinnen? Das Teamgefühl stärken? Ein neues Produkt bekannt machen? Oder schlicht und einfach Mitarbeiterinnen für ihre Leistung würdigen?
Definiere auch, woran du den Erfolg messen willst. Anzahl der Teilnehmer*innen? Medienresonanz? Verkaufszahlen in den Folgewochen? Diese Klarheit hilft bei späteren Entscheidungen ungemein.
Zielgruppe detailliert beschreiben
„Unsere Kundinnen“ ist zu vage. Beschreibe stattdessen konkret, wen du erreichen möchtest: Welche Altersgruppe? Welche Interessen? Wie technikaffin sind die Menschen? Sind es eher introvertierte Fachleute oder extrovertierte Networkerinnen?
Diese Details beeinflussen alles – von der Wahl der Location über das Catering bis hin zur Ansprache in den Einladungen. Ein Event für IT-Spezialist*innen funktioniert anders als eine Feier für Familien mit Kindern.
Praktische Inhalte deiner Event Briefing Vorlage
Rahmendaten und Logistik
Die harten Fakten bilden das Gerüst deines Briefings. Datum, Uhrzeit, geschätzte Teilnehmer*innenzahl und Budget gehören zu den wichtigsten Angaben. Vergiss dabei nicht zeitliche Puffer und realistische Einschätzungen – lieber etwas großzügiger planen als später in Zeitnot geraten.
Auch geografische Aspekte spielen eine Rolle. Soll das Event zentral erreichbar sein? Gibt es Parkmöglichkeiten? Ist die Location barrierefrei? Solche Details entscheiden oft über Erfolg oder Misserfolg deiner Veranstaltung.
Atmosphäre und Stil definieren
Beschreibe die gewünschte Stimmung so konkret wie möglich. „Professionell aber locker“ kann alles und nichts bedeuten. Hilfreicher sind Vergleiche oder konkrete Beschreibungen: „Wie ein gehobenes Restaurant, aber ohne steife Etikette“ oder „Startup-Atmosphäre mit hochwertiger Ausstattung“.
Auch hier können Referenzen helfen. Wenn du schon mal auf einem Event warst, das genau die richtige Atmosphäre hatte, erwähne das. So können sich alle Beteiligten etwas Konkretes vorstellen.
Moderne Tools für effiziente Briefing-Erstellung
eventpage.ai als Briefing-Unterstützung
Plattformen wie eventpage.ai können dir bei der Strukturierung deines Briefings helfen. Die KI-gestützte Event-Erstellung generiert automatisch To-do-Listen basierend auf deinen Angaben und hilft dabei, wichtige Aspekte nicht zu übersehen.
Besonders praktisch: Du kannst verschiedene Event-Formate aus anpassbaren Vorlagen wählen und diese als Grundlage für dein Briefing nutzen. So stellst du sicher, dass du alle relevanten Punkte berücksichtigst – von der Gästeregistrierung bis zur Nachbereitung.
Die automatisch erstellten Einladungsseiten können außerdem als Referenz dienen, um deinen Partnern*innen zu zeigen, welchen Stil und welche Ansprache du dir vorstellst.
Digitale Kollaboration optimieren
Moderne Event-Plattformen ermöglichen es, alle Briefing-Informationen zentral zu sammeln und mit dem Team zu teilen. Features wie Community-Builder oder integrierte Kommunikationstools sorgen dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand sind.
Dein Briefing-Baukasten: Die wichtigsten Elemente
Grundausstattung für jedes Event Briefing
Diese Punkte gehören in jedes professionelle Briefing, egal wie groß oder klein dein Event ist:
- Event-Basics: Datum, Uhrzeit, Dauer, erwartete Teilnehmer*innenzahl
- Zieldefinition: Konkrete, messbare Ziele und Erfolgskriterien
- Zielgruppen-Profil: Detaillierte Beschreibung der Teilnehmer*innen
- Budget-Rahmen: Gesamtbudget und wichtige Kostenpunkte
- Atmosphäre: Gewünschter Stil, Dresscode, Stimmung
- Must-haves vs. Nice-to-haves: Klare Prioritäten bei knappem Budget
- No-Gos: Dinge, die auf keinen Fall passieren dürfen
- Timeline: Wichtige Meilensteine und Deadlines
Spezielle Anforderungen dokumentieren
Je nach Event-Typ kommen weitere Aspekte hinzu. Bei Fachkonferenzen sind technische Anforderungen entscheidend, bei Gala-Dinners steht die Inszenierung im Vordergrund. Corporate Events haben andere Compliance-Vorgaben als private Feiern.
Vergiss nicht kulturelle oder religiöse Besonderheiten deiner Zielgruppe. Auch Nachhaltigkeitsaspekte werden immer wichtiger – viele Teilnehmer*innen achten heute bewusst auf umweltfreundliche Veranstaltungen.
Häufige Briefing-Fallen und wie du sie vermeidest
Zu vage Formulierungen
„Irgendwas Schönes“ oder „nicht zu teuer“ sind keine brauchbaren Vorgaben. Stattdessen solltest du konkrete Vorstellungen entwickeln und diese auch so kommunizieren. Wenn du dir unsicher bist, arbeite mit Beispielen oder Vergleichen.
Unrealistische Erwartungen
Ein Michelin-Stern-Catering bei Kantinen-Budget? 500 Gäste in einem Raum für 200 Personen? Solche Widersprüche frustrieren alle Beteiligten und führen zu schlechten Kompromissen. Sei ehrlich zu dir selbst und stelle realistische Anforderungen.
Fehlende Prioritäten
Wenn alles gleich wichtig ist, ist nichts wichtig. Definiere klar, wo du Abstriche machen kannst und wo nicht. Das hilft deinem Team bei schwierigen Entscheidungen und verhindert endlose Diskussionen.
Briefing-Update: Wenn sich Pläne ändern
Kein Event läuft exakt nach dem ursprünglichen Plan. Wichtig ist, dass du Änderungen strukturiert kommunizierst. Ein kurzes Update-Briefing ist oft besser als eine Flut von E-Mails mit widersprüchlichen Informationen.
Etabliere feste Termine für Briefing-Updates und dokumentiere alle Änderungen nachvollziehbar. So behältst du die Kontrolle über dein Projekt, auch wenn sich die Rahmenbedingungen verschieben.
Die Briefing-Präsentation: Mehr als nur Papier
Ein gutes Briefing lebt von der persönlichen Vorstellung. Plane genügend Zeit für ein ausführliches Kick-off-Meeting ein, in dem du deine Vision vermittelst und Fragen klärst. Diese Investition zahlt sich später vielfach aus.
Nutze visuelle Hilfsmittel wie Moodboards, Referenzfotos oder Videos. Manchmal sagt ein Bild mehr als tausend Worte – besonders wenn es um Atmosphäre und Stil geht.
Erfolgskontrolle: Das Briefing als Leitfaden
Während der Eventplanung solltest du regelmäßig prüfen, ob alle Entscheidungen noch zu deinem ursprünglichen Briefing passen. Das Briefing ist dein Kompass – wenn du davon abweichst, solltest du bewusste Gründe dafür haben.
Nach dem Event lohnt sich ein ehrlicher Rückblick: Welche Briefing-Punkte haben sich als besonders wichtig erwiesen? Was hättest du anders formulieren sollen? Diese Erkenntnisse machen dein nächstes Briefing noch besser.
Fazit: Investition in den Projekterfolg
Ein durchdachtes Event Briefing kostet Zeit, aber es spart dir später Nerven, Geld und oft auch das gesamte Projekt. Je präziser du deine Vorstellungen formulierst, desto wahrscheinlicher ist es, dass dein Event genau so wird, wie du es dir vorgestellt hast.
Nutze moderne Tools und Vorlagen als Hilfestellung, aber vergiss nicht: Das beste Briefing entsteht durch ehrliche Selbstreflexion und klare Kommunikation. Investiere diese Zeit – dein zukünftiges Ich wird es dir danken.
