Die VIP-Eventplattform für Premium-Sport- & Hospitality-Events
Nahtloses Hospitality- & VIP-Management für über 2.500 Gäste bei einem großen Sportfinale
Wie EHF Marketing mit eventpage.ai das VIP-Ticketing, Gästemanagement und den Check-in beim EHF Final4 digitalisierte – und dabei über 1.000 Stunden manuellen Aufwand einsparte.
Das EHF Champions League Final4 ist das Highlight des europäischen Handballs – ein zweitägiges Live-Spektakel mit Halbfinale und Finale in der LANXESS arena in Köln. Neben den sportlichen Höhepunkten genießen die Gäste ein exklusives Hospitality-Erlebnis mit dedizierten VIP-Bereichen, Partner-Lounges, Medienzonen und Abendveranstaltungen. Der Zugang erfolgt ausschließlich auf Einladung, verwaltet über individuelle Gästelisten, digitale Wallet-Tickets und personalisierte Einlassprozesse.
Die Herausforderung: Zersplitterte Tools & hohe Erwartungen
Das Management von VIP-Gästen in dieser Größenordnung war zuvor eine enorme logistische Herausforderung: Excel-Listen, E-Mail-Ketten, manuelle Bestätigungen – alles ohne Echtzeit-Transparenz. Es gab kein zentrales System zur Zuteilung von QR-Codes, zur Segmentierung von Gastrollen oder zur Sicherstellung eines einheitlichen Designs über alle Touchpoints hinweg. Das Branding war uneinheitlich, die Zugangskontrolle ineffizient, und vor Ort fehlten den Teams zuverlässige Dashboards, um Ankünfte, Kapazitäten oder No-Shows zu verfolgen. Das Ergebnis: unnötige manuelle Arbeit, Kommunikationsverzögerungen und potenziell teure Fehler.
Die Lösung: Eine Plattform für volle Kontrolle
Anpassbare Ticketportale für eine transparente interne Zuteilung sowie Veranstaltungsseiten für ein interaktives Gästeerlebnis
Einrichtung und Verwaltung aller VIP-Bereiche als digitale Spaces
Sitzplatzzuweisung, Check-in und Gästemanagement in Echtzeit via Import
Integration von Passcreator für unterschiedliche Wallet-Ticket-Layouts nach Kategorie
Ticketimport mit automatischer Zuteilung und konfigurierbaren Scan-Regeln
Anpassbare Ticketportale für transparente interne Verteilung sowie Eventseiten für ein interaktives Gästeerlebnis
Die Gäste erhielten digitale Wallet-Tickets mit farblicher Differenzierung je nach VIP-Bereich, Tickettyp oder Hospitality-Zone. Dank individueller QR-Codes wurde der Einlass an über 15 Zugangspunkten automatisch erfasst – in Echtzeit und ohne Papier. So konnte das Orga-Team die Bewegungen der Gäste präzise verfolgen und für einen reibungslosen Ablauf über alle Lounges und Hospitality-Bereiche hinweg sorgen.
EHF Marketing GmbH
EHF Marketing GmbH ist die offizielle kommerzielle Tochtergesellschaft der European Handball Federation (EHF) und verantwortet die internationale Vermarktung und Eventorganisation der größten Handballwettbewerbe Europas. Das Unternehmen organisiert, promotet und entwickelt Leitveranstaltungen wie das EHF Champions League Final4 und bietet dabei Premium-Sporterlebnisse mit Fokus auf Hospitality, Medienpräsenz und Partneraktivierung.
Wien, Österreich
Sports / Event Marketing
ca. 2.500+ VIP-Gäste
ehfmarketing.com
Gegründet: 2005
Mehrere internationale Wettbewerbe inkl. EHF Final4
KPI’s & Results
95%
Participant satisfaction
60%
Manual effort reduced
100%
Event design & branding consistency
1,000+
Time saved in team
Used features & Micro-Apps
Branded Landingpage & Design
Individuelle Eventseiten im Markenlook inkl. SEO & Conversion Tracking
Wallet Tickets & QR Access
Automatisch zugestellte Tickets via Apple/Google Wallet (Passcreator)
Gruppeneinladungen via Spaces
Hosts laden Gäste ein & weisen Tickets per Smart-Link zu
Automatisierte Email + Kalender Integration
Intelligente E-Mails & iCal-Einladungen mit rollenbasierten Inhalten
KPI Dashboard & Live Exports
Echtzeitdaten zu Buchungen, Check-ins & Auslastung
EHF Marketing GmbH
„Die Spaces-Funktion hat unsere Prozesse deutlich optimiert und das Kundenerlebnis verbessert. eventpage.ai bringt uns einen großen Schritt näher an papierloses, effizientes und zukunftsorientiertes VIP-Ticketing.“
Ja, du kannst sofort kostenlos loslegen. Erstelle dein erstes Event kostenlos – keine Kreditkarte nötig. Probier alle Grundfunktionen in Ruhe aus und entdecke, wie einfach Eventmanagement mit KI sein kann.
Ja, eventpage.ai ist sofort startklar. Du kannst dein erstes Event innerhalb weniger Minuten erstellen – mit Vorlagen, KI-Unterstützung und intuitivem Baukasten.
Ja, dein Branding bleibt im Vordergrund. Deine eigene Domain, dein eigenes Logo, individuelle Farben – deine Events erscheinen komplett in deinem Look & Feel, einschließlich deines eigenen E-Mail-Absenders.
Einfach mit deinen Systemen verbinden. Wir machen gängige CRM-Tools, Zahlungsanbieter und Kalenderdienste kompatibel und bieten APIs und Webhooks für individuelle Verbindungen.
Nimm Zahlungen aus der ganzen Welt an. Du kannst Kreditkarten, PayPal, Sofortüberweisung, iDEAL, Bancontact und viele andere regionale Zahlungsmethoden nutzen.
Ja, 100 % konform mit den Datenschutzbestimmungen. Deine Daten und die deiner Gäste werden ausschließlich nach europäischen Datenschutzstandards verarbeitet – Serverstandorte in Deutschland und Europa.
Ja, persönliche Unterstützung ist dabei. Unser Kundenerfolgsteam hilft dir von Anfang an – per E-Mail, Live-Chat und auf Wunsch auch mit einer Onboarding-Sitzung.
Ja, total flexibel. Egal ob vor Ort, hybrid oder komplett digital – eventpage.ai macht alle Eventformate möglich, mit Sachen wie einer virtuellen Eventplattform, Livestream-Integration und digitalem Check-in.
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Was dich erwartet:
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