Zentrale Planung, reibungsloser Check-in und messbarer Erfolg – ganz ohne App-Download

Eventkonzept: Bewegung, Gemeinschaft und Begeisterung – alles an einem Ort

Das Turn Warrior Festival brachte über 2.000+ Sportbegeisterte für drei volle Tage Action zusammen. Von früh morgens bis abends konnten Teilnehmer:innen 30-minütige Aktivitäts-Slots mit bis zu 20 Personen pro Session buchen – digital und im Voraus.

Das Event umfasste außerdem schulorientierte Einheiten, offene Challenges und Mitmachstationen für alle Altersgruppen – von Kleinkindern bis Jugendlichen.

Konzipiert als hochfrequentiertes, inklusives Sportevent, hatte das Festival das Ziel, ein nahtloses Erlebnis über alle Rollen hinweg zu schaffen – für Sportler:innen, Vereine, Volunteers und Veranstalter – und gleichzeitig den organisatorischen Aufwand durch Automatisierung und smarte Technologie zu minimieren.

Herausforderungen vor eventpage.ai

Vor der Einführung von eventpage.ai hatte das Team regelmäßig mit Problemen zu kämpfen, die jedes Event chaotisch wirken ließen. Zwar existierten interne Systeme, doch es fehlte eine zentrale Plattform, die alles miteinander verband.

Die größten Schmerzpunkte? Keine Echtzeitübersicht über Buchungen, Besucherströme oder Kapazitäten. Teilnehmer:innen mussten manuell zugewiesen werden, Erinnerungen wurden einzeln verschickt, und die No-Show-Rate war hoch – aufgrund fehlender Personalisierung und digitaler Tools. CI-konforme Eventseiten für unterschiedliche Zielgruppen waren nicht realisierbar. Post-Event-Reporting und Datenexporte? Ebenfalls nicht vorhanden.

Erschwerend kam hinzu: Die Teilnehmergruppen (z. B. Schulklassen, Vereinsgruppen, Eltern) hatten sehr unterschiedliche Erwartungen und technischen Background – standardisierte Kommunikation war ohne Segmentierung kaum möglich.

Die Lösung: Eine nahtlose Plattform für Slot-Buchung, Zugang & automatisierte Finanzen

Um den logistischen und organisatorischen Anforderungen einer groß angelegten, mehrtägigen Eventreihe gerecht zu werden, setzte der Bayerische Turnverband auf ein vollständig gebrandetes Eventportal von eventpage.ai – gehostet unter einer eigenen Domain.

Das Portal war komplett webbasiert und optimiert für ein breites Teilnehmerfeld – darunter Kinder, Familien, Schulen und Volunteers.

Gäste konnten das Portal einfach aufrufen, verfügbare Termine und Orte einsehen und mehrere Zeitslots für verschiedene Challenges (Tryout-Sessions, Schulangebote, Einzel-Challenges) buchen. Jeder Slot hatte eine definierte Kapazität, und Käufer:innen konnten mehrere Tickets in einem Durchlauf erwerben – mit personalisierter Zuweisung während des Buchungsvorgangs.

Nach erfolgreicher Buchung wurden digitale Wallet-Pässe (Apple/Google Wallet) automatisch erstellt, was einen schnellen und papierlosen Check-in ermöglichte. Rollen und Zugänge wurden für Volunteers und das Personal klar definiert – so funktionierte die Koordination über alle Veranstaltungsorte hinweg reibungslos.

Selbst spontane Teilnehmer:innen konnten vor Ort flexibel eingebucht werden – ohne vorherige Zahlung. Nach dem Event wurden alle Check-in-Zeitstempel automatisch gespeichert und exportiert – für korrekte Abrechnung, DATEV-kompatible Exporte und volle Finanzübersicht via Stripe-Konto des Verbands.